15 טיפים לניהול עובדים מרחוק וייעול עסקי לנווד הדיגיטלי
לאחרונה, יותר ויותר נוודים דיגיטליים מחפשים כלים פרקטיים לניהול עובדים מרחוק מכל מקום בעולם. בין אם אתם נוודים בישראל או מסביב לעולם, תלמדו איך לנהל עובדים מרחוק ולחסוך הרבה מאוד כסף.
בשנים האחרונות נראה כי העולם עבר טרנספורמציה דיגיטלית עצומה. מאז התפשטה מגפת הקורונה ברחבי העולם, רבים אולצו להסתגל למציאות החדשה וללמוד כיצד לנהל עובדים מרחוק בעל כורחם.
הם לא היו הראשונים שהמציאו את הגלגל, אך הידע והכלים שפותחו במספר ענפים ותעשיות ברחבי העולם, סייעו לנו בהכנת כתבה זו. הפעם, הכנו עבורכם את המדריך המלא של ניהול עובדים מרחוק, משלב העקרונות ועד השלב המעשי.
מבוא – ניהול עובדים מרחוק לנווד הדיגיטלי
בין אם בחרתם בגישת הנווד האקטיבי או הנווד הפסיבי, ניהול עובדים מרחוק הוא אחד מכישורי העל שיהיה עליכם ללמוד כדי לעמוד ביעדים שהצבתם לעצמכם. אם החלטתם לנדוד ולטייל ברחבי העולם, סיכויים טובים שתצטרכו להיעזר במיקור חוץ (Outsourcing) ולגייס עובדים שיעזרו לכם בביצוע משימות ופרויקטים שלקחתם על עצמכם לבצע. גם אם אין לכם מעגל לקוחות רחב, תמיד טוב לדעת שיש מי שיוכל לעזור לכם בעת הצורך, בתעריף הוגן ויעילות רבה. המטרה היא לאפשר לכם להמשיך וליהנות מסגנון החיים שבניתם לעצמכם ולהמשיך להתפרנס בכבוד.
מעולם לא ניהלתי אנשים, האם זה רלוונטי עבור נווד דיגיטלי עם הכנסה מינימלית?
כן וכן. כל אחד יכול לנהל עובדים זרים. מדובר בכישורים שיהיה עליכם ללמוד עם הזמן, אך תוך מספר שבועות, תראו איך גם אתם מצליחים לבצע פרויקטים שהתפקיד העיקרי שלכם הוא לפקח על העובדים ולוודא כי התוצר הסופי עולה בקנה אחד עם המציאות (של הלקוחות שלכם כמובן).
למה דווקא עובדים זרים?
עובדים זרים מאפשרים לכם לקבל יותר פניות מלקוחות, לסגור יותר עסקאות ולשמור יותר כסף לכיס שלכם. הסיבה העיקרית היא מינוף המטבע שלנו (שקל ישראלי) אל מול המטבעי המקומי שלהם (הודים, תאילנדים, פיליפינים). כך, אנו יכולים לתמחר את המוצרים והשירותים שלנו במחיר הוגן וגם להרוויח הרבה יותר מכל עסקה.
עם הזמן גם אתם תלמדו מהם המנהגים המקומיים של כל עובד, בהתאם לארץ מולדתו. (חגים ומועדים, משכורת 13, בונוסים). אם היינו צריכים לשכור את שירותיו של פרילנסר הגובה שכר שעתי בשכר מינימום שעתי בישראל, היינו יכולים להעסיק לא פחות מ-5 עובדים זרים. מינוף כלכלי ועסקי שאין לו כל תחרות.
כמה זה יעלה לי?
מחיר העסקת עובד זר תלויה מאוד במקצוע הנדרש, הכישורים והוותק שלו בתחום. צריכים לקחת בחשבון גם את ארץ מולדתו, ורמת המקצועיות שלו בתחום.
כנוודים דיגיטליים, תוכלו לבחור אם תרצו להעסיק עובד ללא ניסיון כלל בתעריף שעתי הזהה למחירו של חטיף פסק זמן. המחיר אומנם יהיה מינימלי, אך ההכשרה המקצועית שלו תהיה באחריות שלכם.
אלטרנטיבה אחרת היא לשכור את שירותיו של עובד זר עם ניסיון בתחום שכבר ידרוש מחיר זהה למחירם של 2 חטיפי אגוזי.
אוקיי, וכמה זה בתכל'ס?
עובד זר ללא ניסיון מקצועי יעלה לכם כ-6 שקלים לשעת עבודה בעוד שעובד מקצועי (עד שנתיים ניסיון) יעלה לכם כ-7 שקלים לשעה. חישוב מהיר יראה לנו כי מדובר בסה"כ בהפרש של 180 שקלים בחודש לעובד זר במשרה מלאה.
ואם אני רוצה עובד מקצועי?
ניקח לדוגמה מתכנת PHP ובונה אתרים. שכרו החודשי במשרה מלאה יעמוד על 1,000-1,700 ש"ח עם סלידה קלה למעלה ולמטה, בהתאם לכל המדדים עליהם דיברנו קודם. התותחים הכבדים בתחומם המגיעים עם רזומה מפואר של 10 שנים ותארים בתחומם, יוכלו לדרוש גם 21 ש"ח לשעה שהם 3780 ש"ח לחודש.
איפה מוצאים עובדים זרים בתשלום הוגן?
באתרים שלפניכם תוכלו למצוא עובדים זרים העובדים במתכונת עבודה מרחוק. באתרים אלו תוכלו למצוא עובדים זרים מרחבי העולם, לצפות בתיק העבודות שלהם, בפרופיל האישי והמקצועי שלהם, והתעריף השעתי של כל אחד ואחד מהם.
השלב הראשון בכל אחד מלוחות הדרושים לגיוס עובדים, הינו פרסום מודעת דרושים. לאחר שתמלאו את כל הפרמטרים הרלוונטיים למשרה, לרבות כישורים נדרשים לביצוע הפרויקט, דדליין, מחיר לשעה, מחיר לפרויקט או העסקת עובד פרילנסר לרבע משרה, חצי משרה או משרה מלאה, בהתאם לבחירתכם כמובן.
מיותר לציין כי כל התהליך מתבצע בשפה האנגלית בלבד. אין צורך בשפת אם, אנגלית בסיסית תעשה את העבודה. ניתן להתנהל מולם דרך אתר הדרושים באמצעות הודעות פרטיות, שיחות קוליות\התכתבות בסקייפ, שיחות וואטסאפ\התכתבות בוואטסאפ. כל רעיון אחר, עשוי להתקבל בברכה.
איך לנהל פרויקטים ומשימות לעובדים מרחוק
ניהול פרויקטים ומשימות
טרלו נחשב לאחד הכלים המומלצים ביותר לכל נווד דיגיטלי עצמאי. באמצעותו, כל אחד יכול ליצור לעצמו Board (לוח פרויקט משימות) ולצרף אליו את כל העובדים הרלוונטיים. כל פרויקט יכול להכיל כמות בלתי מוגבלת של Lists (רשימות, רשומות) בהן תוכלו לכתוב את המשימות עצמן. כל משימה תכלול את הגורמים המבצעים, סטטוס התקדמות, הערות, קישורים וצילומי מסך. הגרסה החינמית של התוכנה תאפשר לכם לצרף עד 10 אנשי צוות. אם תהיו מעוניינים לשדרג, ישנם מספר חבילות בעלויות משתנות החל מ-10$ בחודש. הנווד הדיגיטלי הממוצע יוכל בהחלט להסתפק בגרסה החינמית לכל ימי חייו.
ניהול זמן עובדים
הכירו את טוגל – טיימר חכם למדידת ביצועים. באמצעותו תוכלו למדוד זמנים לכל משימה, בכל פרויקט ולכל עובד. אם תהיתם לעצמכם כמה באמת עולים העובדים שלכם ולא רק על הנייר, זהו הכלי שאתם חייבים להשתמש בו בעסק שלכם. הגרסה החינמית של התוכנה תאפשר לכם לנהל עד 5 עובדים, לפתוח כמה פרויקטים שתרצו ולקבל דוחות בזמן אמת. אם תרצו להעסיק יותר, תצטרכו לשדרג לגרסה בתשלום החל מ-9$ בחודש.
מיקרו מנג'מנט / מיקרו ניהול עובדים מרחוק
אם העסק שלכם דורש מכם להעסיק מספר עובדים זרים במשרה מלאה, קרוב לוודאי כי תתקשו לעקוב אחרי הנעשה ולהבין מה באמת עושים העובדים שלכם בזמן העבודה. Time Doctor היא תוכנה המאפשרת לכם לקבל צילומי מסך של העובדים הזרים שלכם, בכל רגע נתון. כך למשל, תוכלו לראות האם העובדים שלכם באמת עובדים על הפרויקטים והמשימות שהוקצתה להם או שמא הם מבזבזים את זמנכם היקר על דברים אחרים שאינם בהכרח קשורים לעבודה. מדובר באחד הכלים האפקטיביים ביותר לעסק שלכם, שכן הוא יכול לעזור לכם הרבה יותר באופן קבלת ההחלטות שלכם בכל הנוגע להעסקת העובדים שלכם.
כמה זה עולה לי?
27 ש"ח בחודש לכל עובד. לצורך העניין, מעקב אחרי 3 עובדים בחודש, יעלה לכם כ-81 ש"ח בחודש (3*27).
ניהול משימות עובדים בזמן אמת
את תוכנת האקסל מבית מיקרוסופט כולנו מכירים, אבל עד כמה אתם באמת יודעים לתפעל אותה ולהפיק ממנה תועלת? גוגל, פיתחו גרסה חינמית לחלוטין המאפשרת לכם להשתמש בכל השפע שיש לאקסל להציע לכם, בתוך מסמך אקסל ייעודי הניתן לשיתוף עם צוות עובדים ומעקב משימות בזמן אמת.
*בדוגמה שלפניכם ניתן לראות כי התוכנה הבסיסית נכתבה בשפה העברית לצורך נוחיותכם בלבד. כמובן שאין כל מניעה מלהשתמש בה בכל שפה אחרת, לרבות השפה האנגלית.
להורדת התבנית לניהול משימות עובדים באקסל – לאחר כניסתכם לקובץ, לחצו בתפריט על קובץ ולאחר מכן על יצירת עותק. קובץ חדש יופיע לכם בתיקיית הדרייב האישית שלכם. השתמשו בעותק שיצרתם כאוות נפשכם.
כדי ליצור בעצמכם תוכנת אקסל חינמית לניהול העסק שלכם, כל שתצטרכו לעשות הוא לגשת אל תיקיית הדרייב האישית שלכם, ללחוץ על כפתור "חדש" ומשם על Google Sheets. לאחר שיצרתם את מסמך האקסל הראשון שלכם, תוכלו לשתף אותו עם העובדים שלכם ולקבל עדכונים בזמן אמת.
כדי לשתף אותו עם הצוות שלכם, תוכלו ללחוץ על הכפתור הירוק "שיתוף" ולבחור אם לשתף את הקובץ באמצעות קישור ייעודי או דרך אימייל ספציפי, לבחירתכם.
לסיכום
סקרנו כלים ותוכנות שיוכלו לעזור לעסק שלכם לחסוך הרבה זמן והרבה כסף. כל אחד ואחד מהכלים הללו יאפשר לכם לקבל תמונת מצב עדכנית ומלאה של העובדים הזרים העובדים מרחוק. אנו מציעים לכם ללמוד היטב על מיקרו מנג'מנט, לפני שאתם באמת מתחילים לבנות אמון מלא עם עובדים זרים שמעולם לא פגשתם. שימוש יעיל בכלים אלו, יחסוך מכם זמן רב והרבה כסף שאתם בין כה זורקים על הרצפה.
אם בכל זאת החלטתם לשכור את שירותיהם של עובדים מקומיים, אנו ממליצים לרתום אותם חזק לחלום והחזון שלכם כנוודים דיגיטליים. הסוד הראשון לבניית צוות עובדים מנצח הוא יישום פרקטיקת ימי גיבוש לעובדים לפחות אחת לשנה – אנו מבטיחים לכם כי התוצאות לא יאחרו להגיע. על פרקטיקות נוספות נרחיב בהמשך.
מושיק קלינמן מומחה לקידום אתרים בגוגל, כתיבה שיווקית וקופירייטינג.
מושיק, יזם דיגיטלי, גרפיקאי ועורך וידאו מקצועי בתוכנת אדובי פרמייר פרו.